Geschäftsführung

Wie lange muss man die Geschäftsunterlagen (Protokolle / Kassenführungsunterlagen, etc.) aufbewahren?

Die Aufbewahrungsfristen richten sich, wenn keine Verfahren anhängig sind, nach den allgemeinen steuerlichen Vorschriften (§ 147 Abgabenordnung). In der Regel sind dies zwischen sechs und zehn Jahren.

Was hat ein Kassenwart bzw. Kassenprüfer zu beachten, wenn er seine Amtsgeschäfte korrekt an seinen Nachfolger übergeben will?

Alle Aufzeichnungs- und Rechenschaftslegungspflichten müssen bis zur Amtsübergabe vollständig erfüllt sein oder nicht behebbare Schwachstellen detailliert dokumentiert sein. Sinnvollerweise sollten nie alle Kassenprüfer gleichzeitig ausscheiden. In der Satzung kann man z.B. versetzte Wahlperioden für den 1. Kassenprüfer und den 2. Kassenprüfer festlegen, so dass immer ein Kassenprüfer bereits die Vorgänge des Vorjahres kennt.

Bei der Übergabe empfiehlt sich ein Übergabeprotokoll mit Angabe der Kassenstände, das von dem alten und neuen Kassenwart unterschrieben wird.

Kann ein Mitglied eines Vereins die Vorlage eines schriftlichen Berichts in der Hauptversammlung verlangen, wenn die Satzung dazu keine Regelung enthält? Kann ein solches Verlangen durch die Satzung ausgeschlossen werden?

Der eigentliche Rechenschaftsbericht muss grundsätzlich in der Mitgliederversammlung schriftlich vorliegen, jedes Mitglied hat ein Einsichtsrecht (§ 27 Abs. 3 i.V.m. § 666 und § 259 f. BGB).

Der Rechenschafts- und Geschäftsbericht des Vorstandes, den er auf der Mitgliederversammlung gibt, ist die wesentliche Maßnahme, die Vereinsmitglieder über die Lage des Vereins zu informieren. An diesem Zweck hat sich der Inhalt des Berichtes zu orientieren. Er ist daher sorgfältig, unmissverständlich, vollständig und wahr zu erstatten. Der Vorstand muss über alles berichten, was nach vernünftigen Ermessen und nach der Verkehrsanschauung zur Beurteilung der Vereinsverhältnisse notwendig ist.

Zu berichten ist insbesondere über Zu- und Abgang von Mitgliedern, Einnahmen und Ausgaben, wobei die wesentlichen Positionen im einzelnen darzustellen sind, Einleitung, Verlauf und Ausgang von für den Verein wichtigen Prozessen, besondere Ereignisse im Geschäftsjahr. Der Rechenschaftsbericht muss insbesondere auch den Jahresabschluss erläutern. Dabei sind wesentliche Abweichungen von Voranschlägen zu erläutern.
Der Vorstand begeht eine Pflichtverletzung, wenn er den Geschäftsbericht schuldhaft nicht oder nicht ordnungsgemäß erstattet.

Die Mitgliederversammlung kann jedoch auch bei Vorliegen eines mangelhaften Berichtes dem Vorstand die Entlastung erteilen, da sie in der Beurteilung der Geschäftsführung frei ist.

Entgegenstehende Satzungsbestimmungen sind unwirksam.

Darf der 1. Vorsitzende Geld vom Bankkonto abheben, ohne davon unverzüglich den Kassenprüfer bzw. Kassenwart zu unterrichten?

Der 1. Vorsitzende hat den Kassenwart, u.U. auch den Kassenprüfer, in angemessenen Zeiträumen über die zwischenzeitliche finanzielle und wirtschaftliche Entwicklung zu unterrichten. Auf Anforderung des Kassenprüfers bzw. Kassenwarts muss er kurzfristig Auskunft erteilen. Noch strengere Anforderungen gelten, wenn der 1. Vorsitzende nach der Satzung nicht einzelvertretungs- (sondern nur gesamtvertretungs-) und damit nicht geschäftsführungsbefugt ist.

Damit ist gemeint, dass der 1. Vorsitzende beispielsweise nicht alleine den Verein vertreten kann (alleinvertretungsbefugt), sondern nur zusammen mit anderen von der Satzung festgelegten Personen.

Es ist grundsätzlich nicht notwendig, dass immer mehrere Personen an einer Zahlung usw. beteiligt sind. Daher ergeben sich z.B. für die Fälle des Online-Banking keine Besonderheiten. Dies kann von einem alleinvertretungsbefugten oder von den anderen Vorständen ermächtigten Vorstand allein vorgenommen werden.