Datenschutzgrundverordnung – große Erleichterung
Viele Teilnehmer und Teilnehmerinnen aus unseren örtlichen Helfervereinigungen sind unserer Einladung zu einer Veranstaltung am 14.11.2018 zum Thema „Datenschutzgrundverordnung – was müssen wir machen?“ gefolgt. Gleich zu Beginn des Vortrags der Syndikusrechtsanwältin der Industrie- und Handelskammer zu Kiel, Frau Tina Möller, stellte sich für die Teilnehmer*innen eine unerwartet große Erleichterung ein.
Was den meisten bisher nicht klar war, ist, dass die Anforderungen der neuen Datenschutzgrundverordnung nur auf neue Sachverhalte mit Wirkung ab 25.05.2018 anzuwenden sind und nicht rückwirkend. Das bedeutet, dass Informationspflichten zum Umgang mit den personenbezogenen Daten erst seit 25.05.2018 gegenüber Neumitgliedern vorhanden sind. Beim Handling reicht es aus, auf dem Aufnahmeantrag, dem Briefbogen oder einer Spendenbescheinigung einen Hinweis auf eine zentrale Stelle, am besten die eigene Homepage, in einer Fußzeile aufzunehmen: „Der Schutz unserer Daten ist uns wichtig. Alle Infos zum Datenschutz finden Sie unter www.thw-landesvereinigung-sh.de.“ (bzw. der eigenen Vereins-Seite).
Mit Austausch bzw. Übergabe von Visitenkarten gilt eine Einwilligung zur Verwendung der Daten als erklärt. Das gilt im Prinzip auch für neue Vertragsverhältnisse,wie Mitgliedschaften, für die keine gesonderte Einwilligung erforderlich ist.
80 – 90 % der neuen Anforderungen sind abgedeckt, wenn man eine zentrale, möglichst verständliche Information zur Beachtung des Datenschutzes auf seine Homepage setzt und zusätzlich das sogenannte „Verarbeitungsverzeichnis“ anlegt.
Eine Mustervorlage für ein Verarbeitungsverzeichnis als Datei ist auf der Internetseite der Industrie- und Handelskammer unter der Dokumentennummer 3971012 (zu finden über das Suchfeld) erhältlich.
Die THW-Landesvereinigung Schleswig-Holstein e.V. wird eine möglichst passgerechte Datenschutzerklärung und ein Verarbeitungsverzeichnis als Vorlage für örtliche Helfervereinigungen e.V. erstellen und herausgeben.
Für Newsletter ist grundsätzlich immer, auch vor dem Stichtag, eine Einwilligung erforderlich. Wenn der Newsletter-Versand bereits über Jahre praktiziert wurde, kann dies bei Altmitgliedern ohne Weiteres weiterlaufen. Adressaten ab 25.05.2018 müssen grundsätzlich einverstanden sein. Dies kann über die zentrale Datenschutzerklärung inklusive eines dort oder im Newsletter verankerten Widerspruchsrechts geregelt werden.
Wichtig ist bei allem, die Natürlichkeit im Umgang miteinander zu bewahren und den Datenschutz nicht zu überzeichnen.